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Information zum Datenschutz gem. Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für Nutzerinnen und Nutzer der „Elektronischen Erfassung von Deutschen im Ausland (ELEFAND) durch das Auswärtige Amt“

06.12.2018 - Artikel

Datenschutzerklärung gem. Artikel 13 DS-GVO

(Informationspflichten) zur „Elektronischen Erfassung von Deutschen im Ausland“ ( ELEFAND )

Die nachfolgende Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der online gestellten Anwendung des Auswärtigen Amts zur „Elektronischen Erfassung von Deutschen im Ausland“ (ELEFAND).

Das Angebot ist erreichbar unter der URL: https://elefand.diplo.de

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von ELEFAND erfolgt stets unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Um Sie über die Datenverarbeitung aufzuklären und unserer Informationspflicht (Artikel 13 DS-GVO) nachzukommen, informieren wir Sie wie folgt:

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 4 Nr. 7 DS-GVO:

Auswärtiges Amt
Werderscher Markt 1
10117 Berlin
Telefon: +49 (0)30 18 17-0 / Bürgerservice: +49 (0)30 18 17-2000
Telefax: +49 (0)30 18 17-3402

Kontaktformular Bürgerservice

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Auswärtigen Amts:

Datenschutzbeauftragte/r des Auswärtigen Amts
Auswärtiges Amt
Werderscher Markt 1
10117 Berlin
Telefon: +49 (0)30 18 17-7099
Telefax: +49 (0)30 18 17-5 7099

Kontaktformular Datenschutzbeauftragter

3. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Das Auswärtige Amt und die deutschen Auslandsvertretungen verwenden personenbezogene Daten, um in Not- oder Krisenfällen die erforderliche konsularische Hilfe leisten zu können. Die deutschen Auslandsvertretungen führen dazu auf der Grundlage Ihrer Eingaben in ELEFAND Krisenvorsorgelisten der in ihrem Amtsbezirk ansässigen Deutschen und ihrer Familienangehörigen. Gesetzliche Grundlage hierfür ist § 6 Abs. 3 Konsulargesetz. Die Möglichkeit der Registrierung zur Einbeziehung in Maßnahmen der Krisenvorsorge und Krisenreaktion wird auch für kurzzeitige Auslandsaufenthalte angeboten. Die Eintragung in ELEFAND ist freiwillig.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DS-GVO), die Sie bei der Eintragung Ihrer Daten in das online gestellte Angebot des Auswärtigen Amts zur „Elektronischen Erfassung von Deutschen im Ausland“ (ELEFAND) erklärt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4. Weitergabe personenbezogener Daten an andere Staaten bzw. internationale Organisationen

Je nach Art und Ausmaß eines Not- oder Krisenfalls kann es zur Sicherstellung geeigneter Schutz- und Hilfsmaßnahmen (z.B. Evakuierungen) notwendig werden, in ELEFAND gespeicherte personenbezogene Daten an den jeweiligen Aufenthaltsstaat und/oder kooperierende Staaten bzw. internationale Organisationen (EU, NATO, Rotes Kreuz etc.) weiterzugeben.

Falls weder ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 Abs. 3 DS-GVO noch geeignete Garantien nach Art. 46 DS-GVO vorliegen, werden personenbezogene Daten an ein Drittland (außerhalb EU/EWR) oder an eine internationale Organisation nur im Rahmen von Art. 49 DS-GVO (Ausnahmen für bestimmte Fälle) übermittelt. Danach ist eine Übermittlung personenbezogener Daten unter anderem zulässig, wenn dies zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder anderer Personen erforderlich ist, sofern die betroffene Person aus physischen oder rechtlichen Gründen außerstande ist, ihre Einwilligung zu geben (Art. 49 Abs. 1 Buchst. f) DS-GVO).

5. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Den Masken zur Eintragung personenbezogener Daten zum oben genannten Zweck vorgeschaltet ist eine Registrierung bei ELEFAND über die Mailadresse des Nutzers. Die Kommunikation zwischen Nutzer und dem System ELEFAND erfolgt über diese Mailadresse. Wird diese Registrierung innerhalb von 7 Tagen nicht aktiviert, werden die in der Maske „Registrierung“ vorgenommenen Eintragungen gelöscht und der Nutzer entsprechend informiert. Es sind dann keine Daten des Nutzers im System ELEFAND mehr vorhanden.

Wird im Rahmen der Eintragung der personenbezogenen Daten vom Nutzer ein Enddatum des Auslandsaufenthalts angegeben, erhält dieser 12 Tage vor dem angegebenen Enddatum des Auslandsaufenthalt vom System ELEFAND eine Mail, worin avisiert wird, dass seine Daten 7 Tage nach dem angegebenen Ende der Reise gelöscht werden. Setzt der Nutzer kein neues Enddatum seines Auslandsaufenthalts, erfolgt die Löschung seiner Daten 7 Tage nach dem angegebenem Enddatum des Auslandaufenthalts. Wird kein Enddatum des Auslandsaufenthalts angegeben (z.B. Nutzer ist im Ausland ansässig), erfolgt 180 Tage nach Registrierung eine Aufforderung zur Aktualisierung der Daten. Um dem nachzukommen reicht das bloße Anmelden (LogIn) auf der oben genannten Website aus. Nach Aktualisierung erfolgt im Abstand von weiteren 180 Tagen eine erneute Aktualisierungserinnerung usw.

Ist 30 Tage nach erfolgter Aktualisierungsaufforderung noch kein LogIn erfolgt, versendet das System eine zweite Aktualisierungserinnerung. Wird dieser nicht innerhalb weiterer 30 Tage nachgekommen, wird der Datensatz des Nutzers aus dem System gelöscht und der Nutzer wird per Mail über die erfolgte Löschung informiert.

Damit werden die Daten des Nutzers spätestens 240 Tage nach seiner Registrierung bzw. letzten Aktualisierung gelöscht, wenn der Nutzer auf Aktualisierungserinnerungen nicht reagiert.

Der Nutzer hat darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit über die entsprechende Funktion seinen Datensatz aus dem System ELEFAND zu löschen.

Ist der Datensatz gelöscht, sind keine Daten des Nutzers mehr vorhanden. Es kann jederzeit eine neue Registrierung samt Aktivierung erfolgen.

6. Ihre Rechte als von der Datenverarbeitung betroffene Person:

- Recht auf Auskunft (Artikel 15 DS-GVO),

- Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DS-GVO),

- Recht auf Löschung (Artikel 17 DS-GVO),

- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DS-GVO)

- Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DS-GVO),

- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Artikel 21 DS-GVO).

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, diese jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO).

7. Beschwerdemöglichkeiten

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für das Auswärtige Amt zuständige Aufsichtsbehörde ist der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.

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